Comment choisir une salle de séminaire ?

Les points clé pour trouver une salle de séminaire

Organiser un séminaire d’entreprise n’est pas facile. La personne qui est chargée de faire cette opération doit prendre en compte plusieurs points. Ce sont ces derniers qui vont déterminer la réussite de l’évènement. Il est donc important de bien les voir un à un.

Définir les objectifs du séminaire

Déterminer les objectifs est la première étape à ne pas rater parce qu’elle permet de connaître les enjeux de l’événement. Elle permet également de prévoir les diverses activités nécessaires et de prédire les étapes du séminaire.

Déterminer les besoins

Nombreux sont les nécessités générées par l’organisation d’un séminaire. On a donc dans un premier temps besoin de déterminer le budget. Cela permet de mettre en place une sorte de balise concernant les dépenses. La somme déterminée inclut tous les débours relatifs à l’évènement : nombre de convives, matériels, locations diverses, repas, cocktail, transport, logement et bien d’autres encore.

Choisir la date

Le choix de la date peut dépendre de plusieurs paramètres. Il est possible de le déterminer en fonction de la disponibilité de tout le monde, des dirigeants ou d’autres personnes importantes dans le séminaire. Les organisateurs peuvent réaliser  un petit sondage pour le savoir (avec Doodle par exemple). Il est aussi possible de choisir la date selon les saisons. Faire des rencontres pendant la saison des pluies réduit la motivation des participants. On peut aussi opter pour la date pendant laquelle le flux de travail n’est pas trop important pour éviter d’impacter la production.

Choisir le lieu

Le lieu de votre choix doit refléter l’image et le message que vous désirez transmettre aux participants. L’organisateur peut choisir de faire une location d’une salle de séminaires qui soit en accord avec les objectifs de l’événement. Il peut également trouver un endroit en plein air capable de recevoir l’évènement et qu’on puisse aménager pour s’adapter aux besoins.

Après avoir choisi le lieu qui accueillera le séminaire, il faut se mettre à l’organisation de la disposition de la salle de séminaires. Voici quelques différentes sortes de disposition de salle avec leurs atouts.

  • Une salle qui dispose d’une table ronde : Cela convient le plus souvent à une petite réunion ou à un comité de direction dont les membres sont peu nombreux. Cette disposition favorise et encourage les échanges d’opinions et d’idées.
  • Une disposition en théâtre : cela signifie que l’écran ou l’animateur sera en face des chaises qui seront alignées. Elle est souvent utilisée pour un lancement de produits, une conférence et pour des séminaires. Choisir cette disposition pour une salle de séminaires permettra d’accueillir beaucoup de participant en aménageant l’espace disponible pour le maximum de places assises. En dépit de cet avantage, cela donnera une ère formelle à l’événement et compliquera les échanges entre les participants.
  • Un aménagement de la salle en U : les tables sont disposées en forme U. Cela permettra de placer les participants en face les uns des autres afin qu’ils puissent interagir entre eux. Par contre, cette disposition ne pourra accueillir qu’une vingtaine de personnes.

salle pour séminaire

 

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